展會名單的後續追蹤，勝負在頭 24 小時

**展會名單的爭奪戰，在閉幕後的頭 24 小時就分出勝負。**趁洽談記憶還鮮明、競爭對手還沒行動之前先聯絡上熱名單的一方，才能把洽談變成合約。本文從撤攤那一刻到隔天晚上，逐時段說明該做什麼，以及讓這種速度成為可能的現場準備。

為什麼偏偏是 24 小時

展會洽談是保鮮期很短的資料，原因有三。

• **記憶消失得很快。**訪客一天逛了幾十個攤位。過幾天，你的公司就和隔壁攤位混在一起了。先聯絡的那家公司，才會變成「啊，就是那個攤位」。
• **競爭對手手上有同一疊名片。**你參展了，競爭對手八成也參展了——而且很可能見了同一批買家。後續追蹤比的不是絕對速度，是相對速度。
• **內部動能也會冷掉。**展會結束一週後，積壓的工作排山倒海而來，名片堆就進了抽屜。業界調查長期指出，相當比例的展會名單最終從未被追蹤過。

所以追蹤計畫不該是「總有一天寄給所有人」，而是「24 小時內先聯絡誰」。

逐時段時間軸——從撤攤到隔天晚上

時間點	該做什麼	目標
展會剛結束（在攤位上）	團隊花 5 分鐘檢視當天的熱名單	補齊漏記的筆記、再次確認溫度
當天晚上	定案熱／溫／冷分類，為每筆熱名單指定負責人	隔天早上能直接聯絡的狀態
隔天上午	對熱名單逐一客製化聯絡（電話、Email）	提及洽談內容 + 提出具體下一步
隔天下午	對溫名單寄出附上對方關心資料的 Email	相關附件 + 沒有壓力的回覆邀請
隔天晚上	冷名單移入電子報等長期追蹤軌道	名單清點完成，第一輪追蹤循環結束

重點在順序。在每一筆熱名單都收到個人化聯絡之前，先別發任何群發信。成交機率最高的對象，收到的應該是提及實際洽談內容的訊息——不是複製貼上的罐頭信。不知道怎麼下筆的話，追蹤 Email 指南裡的範本是個起點。

24 小時追蹤的成敗，在現場就已經決定

如果展會隔天早上是從一疊名片和「這個人是誰來著？」開始的，這一天就已經輸了。快速追蹤真正的瓶頸不是寫信的速度，而是現場紀錄的品質。

每場洽談結束後只要投資 30 秒，留下這四樣東西，隔天早上就完全不一樣。

• 名單溫度——熱／溫／冷，點一下就好。如果團隊的分類標準模糊，請先一起看過名單溫度指南。
• 感興趣的產品——隔天要寄什麼資料就自動定案了。
• 後續行動——具體的承諾：「報價」「寄樣品」。
• 一行備註——「十月新廠落成」這樣一句話，就能把罐頭信變成客製訊息。

這四樣都記下來的話，隔天早上要做的事只剩一件：打開熱名單，從最上面開始打電話。

團隊層級的追蹤清單

如果不是單兵作戰而是團隊參展，就需要分工。

• 展會前：統一團隊的溫度分類標準與後續行動選項
• 展會中：每場洽談後立刻記錄（口譯、工讀人員也用同一套標準）
• 剛閉幕：在攤位上花 5 分鐘檢視熱名單——分享筆記裝不下的脈絡
• 當天晚上：為每筆熱名單指定一位負責人（避免同一個人被三個業務輪番聯絡）
• 隔天：上午熱名單 → 下午溫名單 → 晚上冷名單移轉
• 一週後：對未回覆的熱名單做第二次接觸，並檢討成果

從紀錄到追蹤一氣呵成——TagBooth

如果想用一個工具串起這整個流程，TagBooth 正是為此而打造的。掃描攤位的 QR／NFC 標籤，30 秒的洽談紀錄畫面就會打開：類型、星等、感興趣的產品、後續行動都是一鍵選項，名片拍一張照，AI 就會自動填入姓名、公司、聯絡方式。

展會結束後，可以只篩出熱名單來看，或把全部洽談匯出成 Excel，直接當成追蹤清單使用。不用安裝、不用教學，口譯人員也能立刻上手——從根本消除「因為沒留下紀錄所以無法追蹤」這種狀況。畫面可在線上示範免登入查看，完整流程請見使用方式。

FAQ

後續追蹤到底該從什麼時候開始？

熱名單以展會隔天上午為基準。那是洽談記憶還鮮明、又能搶在競爭對手之前抵達收件匣的時間點。如果展期有好幾天，別等到最後一天——每天晚上整理當天的熱名單、隔天早上聯絡，讓這個循環每天轉一次更好。

名單有好幾百筆，24 小時內真的聯絡得完嗎？

重點不是聯絡所有人，而是守住順序。個人化聯絡只給熱名單；溫名單按感興趣的產品分組，寄附資料的 Email 即可；冷名單移到電子報這類長期軌道就夠了。而這個順序，只有在現場就完成溫度分類才有可能。

現場沒做紀錄的話怎麼辦？

如果只剩名片和記憶，就和團隊坐下來，從還記得清楚的對象開始排優先順序，這一輪就集中火力在他們身上。然後為下一次修正根本原因：把洽談後 30 秒的紀錄（溫度、感興趣的產品、一行備註）變成固定流程。

第一次聯絡用電話還是 Email 比較好？

如果洽談中已經出現具體承諾（報價、樣品、會議），電話很有力。若覺得這段關係還不到打電話的程度，就先寄一封提及洽談內容的客製化 Email，沒有回覆再升級成電話，這個順序最穩。不論哪一種，「在攤位上聊了什麼」都應該出現在第一句話裡。