展覽後續追蹤信這樣寫才有回覆——附 3 種可直接套用的範本

展覽後續追蹤信能收到回覆的公式，其實比多數參展商想的簡單：在展覽結束後 48 小時內寄出、第一句話就提到在攤位上聊過的具體內容、附上當時承諾要給的資料。 反過來說，收不到回覆的信也有共同點——展後一週才寄、每個收件人看到的內容一模一樣、以「期待未來有合作機會」作結的群發信。這篇文章整理了左右回覆率的原則、依名單溫度區分的策略，以及可依情境直接複製套用的 3 種範本。

為什麼展覽後續追蹤信大多石沉大海

正如業界調查一再指出的，展覽上蒐集的名單有 70~80% 從未被後續追蹤，就這樣流失了。 但「寄了追蹤信卻沒有回音」的原因則稍有不同。只要站在收件人的角度想一想，答案就很清楚。

逛完展的採購人員，從展後那一週開始，收件匣裡就堆進數十封大同小異的郵件。其中絕大多數都以「感謝您蒞臨我們的攤位」開場，接著直接切入公司簡介——寄給誰都一樣的內容。收件人就算打開了信，也完全看不出這封信和自己當時談了什麼有任何關聯，自然找不到回覆的理由。

換句話說，追蹤信的競爭力不在文筆，而在能不能具體寫出「我們那天到底聊了什麼」。而這件事不是在寫信的當下決定的，早在攤位上洽談的那一刻就已經定案了。

左右回覆率的 6 大原則

1. 在 48 小時內寄出

後續追蹤的成效與速度成正比。展覽結束後時間拖得越久，對方記憶中的攤位就越模糊，而競爭對手的信已經先送達。熱名單應該在展覽當天晚上或隔天早上收到第一封信，最遲不能超過 48 小時。一旦想著「等整理好再寄」，回覆率就會明顯下滑。

2. 第一句話就寫攤位上聊過的內容

不要寫「感謝您蒞臨我們的攤位」，而要寫「您提到的 B2 型號歐盟認證文件，已確認完畢，隨信附上」。第一句話的唯一任務，就是讓對方想起「啊，就是那家公司」——這就是個人化的全部。要做到這一點，需要的不是華麗的文筆，而是洽談當下的紀錄：感興趣的產品、提出的問題、彼此的約定。

3. 承諾過的資料一定要附上

洽談時如果說過「我會把報價單寄給您」「我會提供認證文件副本」，追蹤信就是兌現承諾的場合。附上承諾資料的信，讀起來不是推銷信，而是正事往來的公務信件，回覆機率完全不同。反過來，忘了承諾的信只會消耗信任。

4. 主旨放進展覽名稱與具體內容

主旨是垃圾郵件匣與收件匣之間的分界線。「您好，我們是○○公司」這種主旨不會被打開。把展覽名稱＋洽談內容組合起來，對方就能立刻認出脈絡。例如寫成「[K-Expo 2026] 檢送您索取的 B2 型號報價單」，光看主旨就有打開的理由。

5. 不寄群發信

把同一份內容灑給數十位收件人的群發信，只對寄件人有效率。收件人在前兩行就能認出這是群發信，然後關掉。如果名單太多、無法逐封撰寫，比較務實的折衷方案是下文介紹的做法：先依溫度區分名單，再只替換範本中的個人化欄位。

6. 依熱／溫／冷跑不同的追蹤節奏

對所有名單用同樣的力道，結果就是對熱名單太慢、對冷名單太咄咄逼人。採購意向具體的熱名單，要給報價與會議提案；有興趣但時程不明的溫名單，要給資料與輕量的下一步；還在蒐集資訊的冷名單，則應納入長期培養。

依名單溫度，追蹤策略該怎麼變

在攤位上標記的名單溫度，決定了後續追蹤的時機、內容與目標。

區分	第一封信時機	核心內容	目標	後續節奏
熱名單	24~48 小時內	附報價單＋提議會議時間	敲定會議	2~3 天無回覆則發簡短提醒並搭配電話
溫名單	48 小時~1 週內	寄送承諾的資料＋提議輕量的下一步	讓對話持續	每 1~2 週分享一次相關資料
冷名單	1 週內致意信	簡短致謝＋真正有用的內容	留下印象	透過電子報等管道長期培養

這裡有一個關鍵前提：要執行這張表，展覽結束的當下，名單就必須已經分好熱／溫／冷。如果帶回來的只有一疊名片，依溫度分層的追蹤根本無從開始。

可直接複製套用的 3 種追蹤信範本

以下範本只要把中括號的部分換成洽談紀錄裡的內容即可。範本依台灣商務電子郵件慣例撰寫——稱謂帶職稱、先表明自己的身分、段落簡短、一次只提出一個明確的請求。

範本 1——熱名單用（附報價單）

對採購意向具體的名單，隨信附上報價，並直接提議下一次會議時間。

主旨：[展覽名稱] 檢送您索取的 [產品名] 報價單——[我方公司名]

[公司名] [姓氏][職稱] 您好：

我是 [我方公司名] [部門／職稱] [姓名]。 [日期] 在 [展覽名稱] 的攤位上曾與您見面，感謝您百忙之中撥空洽談。

隨信附上您在洽談時索取的 [產品名] 報價單，內容已依您提到的 [洽談時提及的條件——例：年度採購量、交期條件] 編列。

細部條件當面討論會更有效率，想提議下週安排一次拜訪或視訊會議。[提供兩個日期／時段] 之中是否有您方便的時間？若都不合適，也請回信告知您可行的時段。

評估過程中若還需要其他資料，請隨時告訴我。 謝謝您。

[姓名] 敬上 [我方公司名] [部門／職稱]／[聯絡方式]

範本 2——溫名單用（寄送資料）

對有興趣但時程不明的名單，提議一個沒有壓力的下一步。

主旨：檢送您在 [展覽名稱] 詢問的 [產品／主題] 資料

[公司名] [姓氏][職稱] 您好：

我是 [我方公司名] [姓名]。 不知道您是否記得，我們在 [展覽名稱] 的攤位上聊過 [洽談主題——例：產線自動化方案]，很感謝您當時的關注。

隨信附上洽談時說好要提供的 [資料名稱——例：產品型錄、導入案例集]。其中 [與對方情況相關的部分——例：第 3 頁的同業導入案例] 應該對您的評估特別有幫助。

看過之後若有任何疑問，歡迎直接回信。若有需要，我們也可以安排一場約 20 分鐘的線上簡介。

謝謝您。

[姓名] 敬上 [我方公司名] [部門／職稱]／[聯絡方式]

範本 3——未到場・短暫交談用

只交換過名片、對話很短就結束，或原本約好的會面沒能出席的對象，目標是輕輕地重新打開接觸的門。

主旨：[展覽名稱] 曾向您致意的 [我方公司名]

[公司名] [姓氏][職稱] 您好：

我是 [我方公司名] [姓名]。 我們在 [展覽名稱] 現場曾短暫致意，可惜當天攤位人潮較多，未能向您完整說明。

簡單介紹一下：[一句話公司介紹——為誰提供什麼]。考量到 [對方公司名] 在 [推測的關注領域] 的業務，或許會有交集，隨信附上一份簡短的介紹資料。

不必有壓力——日後若有相關的評估計畫，還請想起我們。有任何疑問也歡迎隨時回信。

謝謝您。

[姓名] 敬上 [我方公司名] [部門／職稱]／[聯絡方式]

好的追蹤信，早在攤位上就開始了

回頭看這三個範本，需要填入的中括號，靠的大多不是文筆，而是紀錄——對方對哪個產品有興趣、答應過要寄什麼、這筆名單是熱還是溫。沒有這些資訊，再好的範本也和群發信沒有兩樣。

問題在於攤位不是適合做紀錄的環境。TagBooth 解決的正是這個環節。掃描攤位上的 QR Code／NFC 標籤後，30 秒內就能用選項按鈕（chips）記下感興趣的產品、名單溫度（熱／溫／冷）、承諾的後續事項，甚至洽談金額；名片只要拍一張照，AI 就能辨識中英文混合的內容並自動輸入。展覽結束後，把這些資料匯出成 Excel、依溫度排序，再直接填入本文的範本，後續追蹤的準備就完成了。你可以在線上示範頁免安裝直接體驗，完整流程請見使用方式。

FAQ

展覽後續追蹤信什麼時候寄最好？

以展覽結束後 48 小時內為基準。若是熱名單，展覽當天晚上或隔天早上寄出效果最好。時間越久，對方的記憶越模糊，也越容易被競爭對手的信淹沒——晚寄一封完美的信，不如早寄一封夠好的信。

名單有數百筆時，個人化真的可行嗎？

不需要每封信都從零開始寫。先把名單分成熱／溫／冷，為每個溫度選定範本，再從洽談紀錄中取出感興趣的產品、洽談內容等，只替換中括號的部分即可。如果在攤位上就用選項按鈕記下了感興趣的產品，這個替換作業每筆名單只需 1~2 分鐘。

第一封追蹤信沒有回覆怎麼辦？

熱名單建議在 23 個工作天後寄出簡短的提醒信，並搭配電話聯繫。溫名單則以 12 週為間隔，附上對對方有用的資料，再接觸兩三次。若仍無回應，就重新歸類為冷名單，轉入電子報之類的長期培養管道，等下一場展覽或新產品發表時再創造接觸點。

追蹤信的主旨該怎麼下？

基本原則是同時放入展覽名稱與具體內容。寫成「[展覽名稱] 檢送您索取的○○報價單」，收件人能立刻認出脈絡，打開的機率自然提高。只有公司名的致意式主旨，或誇大的宣傳文案，都容易被當成群發信，最好避免。