展會落幕之後，主辦單位該寄給參展商的東西

閉幕典禮結束後，主辦單位的工作看似告一段落——但其實最關鍵的業務窗口才正要打開。**業界的共同經驗一致指向同一件事：明年是否再參展的決定，多半在閉幕後約兩週內就已傾斜。**趁參展體驗還鮮明時，把「這場展會確實值回票價」的證據交到每一家參展商手上的主辦單位，和只寄一張結算單就沒了下文的主辦單位，隔年的續展數字必然大不相同。

展會結束後，參展商真正想收到的是什麼

負責顧攤位的人回到公司後，必須向主管報告。「攤位布置得很漂亮」寫不成報告。能寫進報告的是數字——洽談了幾場、拿到幾筆有效名單、談了多少商機金額。當主辦單位把這些數字整理好交出去，參展商的內部報告就會變成主辦單位的續展提案。

一套典型的會後溝通組合長這樣：

該寄什麼	為什麼重要
感謝信	維繫關係的基本功。閉幕 48 小時內，以具名窗口寄出
各參展商成效報告	參展商的內部報告 = 你的續展說服依據
展會整體亮點	總參觀人數、買家占比等——「這是成長中的展會」的證明
下屆展會早鳥報名邀請	趁滿意度還熱時提供攤位位置優先選擇權
意見回饋問卷	蒐集改進依據 + 傳達「主辦單位有在聽」的訊號

各參展商成效報告該放什麼

只有展會層級的總數並不夠。對參展商真正有意義的是自家攤位的數字：

• 洽談件數與逐日趨勢——哪幾天、哪些時段洽談最集中
• 名單溫度分布——熱、溫、冷各幾筆（後續追蹤優先順序的依據）
• 參觀者類型組成——買家占了多少比例
• 洽談金額合計——按幣別呈現，尤其當有海外買家時
• 蒐集到的名單數——透過型錄下載等方式留下的聯絡資料

這些指標怎麼解讀，我們在展會成效該用什麼來衡量中詳細談過。關鍵在於：這些數字必須在展會期間就以結構化的形式記錄下來，才能在閉幕後幾天內產出報告——紙本留言簿是無法彙整的。

會後溝通時間軸

把業界通用的節奏整理成時間軸：

1. D+2——感謝信：簡短、具名窗口寄出，並預告成效報告即將送達
2. D+7——寄出各參展商成效報告：抓準參展商撰寫內部結案報告的時間點（通常是回公司後的第一週）
3. D+14——下屆展會早鳥報名邀請：在對方剛看完報告之後，從滿意度最高的參展商開始。攤位位置優先選擇權是最有效的誘因
4. D+30——問卷彙整：把回饋反映到下屆展會的規劃中，並在下一次通知裡明說「我們採納了」

這整套流程有一個前提——**資料必須已經存在。**閉幕後才去問參展商「請問你們洽談了幾場？」拼湊出來的報告，既慢、又不準確，還讓雙方都麻煩。

如果報告早已自動生成

TagBooth 以主辦單位→展會→參展商的結構，從根本上解決了這個問題。參展商在展會期間於攤位留下的洽談紀錄會自動歸入該展會，所以到了閉幕當天，整場展會的報告和每一家參展商的數字都已經完成——逐日與逐時段趨勢、名單溫度分布、參展商排名、按幣別的洽談金額。主辦單位可以直接分享列印版 PDF，或匯出 Excel 用於 D+7 的報告寄送。你可以在線上示範直接查看範例展會的報告，完整流程請見使用方式。

FAQ

展會結束後，主辦單位應該多快聯繫參展商？

閉幕 48 小時內寄感謝信、一週內寄成效報告、兩週內寄下屆展會早鳥報名邀請，是業界通用的時間軸。閉幕後參展體驗還鮮明的兩週，是說服續展的黃金窗口。

各參展商成效報告應該包含什麼？

該參展商自己的數字：洽談件數與逐日趨勢、名單溫度分布、參觀者類型組成、洽談金額合計、蒐集到的名單數。在內部報告裡，自家攤位的資料遠比展會整體總數更有分量，續展說服力也更高。

沒有洽談資料的話，會後報告要怎麼做？

會後問卷是一種方法，但回覆率低、數字也不可靠。務實的解法是在展會期間就提供結構化的記錄工具給參展商——這樣閉幕時報告就已經存在。

提升續展率最有效的誘因是什麼？

附帶攤位位置優先選擇權的早鳥報名。在成效報告剛讓對方確認「這場展會值回票價」之後立即發出，並從滿意度最高的參展商開始，效果最好。