หลังงานจบ ผู้จัดงานควรส่งอะไรให้ผู้ออกบูธ

เมื่อพิธีปิดจบลง งานของผู้จัดงานดูเหมือนเสร็จสิ้น — แต่หน้าต่างการขายที่สำคัญที่สุดเพิ่งเปิดออก ประสบการณ์ในวงการชี้ไปทางเดียวกันเสมอ: การตัดสินใจจองซ้ำของปีถัดไปเอนเอียงภายในราวสองสัปดาห์หลังวันปิดงาน ผู้จัดงานที่ยื่นหลักฐานให้ผู้ออกบูธแต่ละรายว่า "งานนี้คุ้มค่า" ในขณะที่ประสบการณ์ยังสดใหม่ จะเห็นตัวเลขการต่อสัญญาที่ต่างจากผู้จัดงานที่ส่งใบแจ้งหนี้ใบสุดท้ายแล้วเงียบหายไปอย่างมาก

ผู้ออกบูธต้องการอะไรจริง ๆ หลังจบงาน

คนที่ดูแลบูธต้องกลับไปออฟฟิศแล้วรายงานหัวหน้า "บูธออกมาดูดีมาก" ไม่ช่วยเติมรายงาน สิ่งที่เติมรายงานได้คือตัวเลข — เจรจากี่ครั้ง ได้ลีดคุณภาพกี่ราย ไปป์ไลน์เท่าไร เมื่อผู้จัดงานเป็นคนผลิตตัวเลขเหล่านั้นแล้วส่งมอบให้ รายงานภายในของผู้ออกบูธก็กลายเป็นสื่อขายการจองซ้ำของผู้จัดงานไปในตัว

แพ็กเกจการสื่อสารหลังอีเวนต์แบบทั่วไปมีหน้าตาแบบนี้:

สิ่งที่ส่ง	ทำไมจึงสำคัญ
จดหมายขอบคุณ	พื้นฐานของความสัมพันธ์ ภายใน 48 ชั่วโมง จากบุคคลที่ระบุชื่อ
รายงานผลงานรายผู้ออกบูธ	รายงานภายในของผู้ออกบูธ = ข้อโต้แย้งการต่อสัญญาของคุณ
ไฮไลต์ภาพรวมทั้งงาน	ยอดผู้เข้าชมรวม สัดส่วนผู้ซื้อ — หลักฐานว่างานกำลังเติบโต
คำเชิญจองซ้ำแบบ early-bird	สิทธิ์เลือกตำแหน่งบูธก่อนใคร ขณะที่ความพึงพอใจยังอุ่นอยู่
แบบสำรวจความคิดเห็น	ข้อมูลเพื่อการปรับปรุง + สัญญาณว่าคุณรับฟัง

รายงานรายผู้ออกบูธควรมีอะไรบ้าง

ยอดรวมระดับอีเวนต์อย่างเดียวไม่พอ สิ่งที่สำคัญกับผู้ออกบูธคือ ตัวเลขของบูธตัวเอง:

• จำนวนบทสนทนาและแนวโน้มรายวัน — วันไหนและชั่วโมงไหนคึกคักที่สุด
• สัดส่วนระดับความสนใจของลีด — hot, warm, cold อย่างละกี่ราย (ฐานสำหรับจัดลำดับการติดตามผล)
• สัดส่วนประเภทผู้เยี่ยมชม — เป็นผู้ซื้อสัดส่วนเท่าไร
• มูลค่าดีลรวมที่พูดคุยกัน — แยกตามสกุลเงิน โดยเฉพาะเมื่อมีผู้ซื้อต่างชาติ
• ลีดที่เก็บได้ — รายชื่อที่ทิ้งไว้ผ่านการดาวน์โหลดโบรชัวร์และช่องทางอื่น

เราเขียนวิธีอ่านตัวชี้วัดเหล่านี้ไว้แล้วในควรวัดความสำเร็จของงานแสดงสินค้าด้วยอะไร ประเด็นสำคัญคือ: ตัวเลขเหล่านี้จะกลายเป็นรายงานภายในไม่กี่วันหลังปิดงานได้ ก็ต่อเมื่อถูกเก็บในรูปแบบมีโครงสร้างระหว่างงานเท่านั้น — สมุดเยี่ยมกระดาษเอามารวมยอดไม่ได้

ไทม์ไลน์หลังอีเวนต์

จังหวะที่นิยมใช้กัน เรียงเป็นไทม์ไลน์:

1. วัน +2 — จดหมายขอบคุณ: สั้น จากบุคคลที่ระบุชื่อ พร้อมเกริ่นว่ารายงานผลงานกำลังตามมา
2. วัน +7 — รายงานรายผู้ออกบูธ: จับจังหวะให้ไปถึงตอนที่ผู้ออกบูธกำลังเขียนสรุปภายใน ซึ่งมักเป็นสัปดาห์แรกที่กลับถึงออฟฟิศ
3. วัน +14 — คำเชิญจองซ้ำแบบ early-bird: ทันทีหลังพวกเขาเห็นรายงานของตัวเอง เริ่มจากผู้ออกบูธที่พึงพอใจที่สุด สิทธิ์เลือกตำแหน่งบูธก่อนใครคือแรงจูงใจที่ได้ผลที่สุด
4. วัน +30 — สังเคราะห์ผลสำรวจ: นำคำตอบไปใช้วางแผนปีถัดไป และบอกเรื่องนี้ในการสื่อสารครั้งต่อไปด้วย

ทั้งหมดนี้ตั้งอยู่บนเงื่อนไขเดียว — ข้อมูลต้องมีอยู่แล้ว รายงานที่สร้างจากการไล่ถามผู้ออกบูธหลังปิดงานว่า "ตกลงคุณเจรจาไปกี่นัดนะ" ทั้งช้า ทั้งคลาดเคลื่อน และน่ารำคาญสำหรับทุกฝ่าย

เมื่อรายงานถูกสร้างไว้เรียบร้อยแล้ว

TagBooth แก้เรื่องนี้เชิงโครงสร้างผ่านดีไซน์แบบผู้จัดงาน-อีเวนต์-ผู้ออกบูธ บันทึกการเจรจาที่ผู้ออกบูธเก็บที่บูธของตัวเองถูกแท็กเข้ากับอีเวนต์โดยอัตโนมัติ ดังนั้นเมื่อถึงวันปิดงาน รายงานภาพรวมทั้งงานและตัวเลขของผู้ออกบูธทุกรายก็มีอยู่แล้ว — แนวโน้มรายวันและรายชั่วโมง สัดส่วนระดับความสนใจของลีด อันดับผู้ออกบูธ ยอดดีลรวมแยกสกุลเงิน ผู้จัดงานแชร์ PDF พร้อมพิมพ์หรือส่งออก Excel สำหรับรายงานวัน +7 ได้เลย ดูรายงานของอีเวนต์ตัวอย่างได้ที่เดโมสด และดูขั้นตอนทั้งหมดที่ How it works

FAQ

ผู้จัดงานควรติดต่อผู้ออกบูธหลังจบงานเร็วแค่ไหน

จดหมายขอบคุณภายใน 48 ชั่วโมง รายงานผลงานภายในหนึ่งสัปดาห์ และคำเชิญจองซ้ำแบบ early-bird ภายในสองสัปดาห์ คือไทม์ไลน์ที่นิยมใช้กัน สองสัปดาห์หลังปิดงาน ขณะที่ประสบการณ์ยังสดใหม่ คือหน้าต่างทองของการต่อสัญญา

รายงานผลงานรายผู้ออกบูธควรมีอะไรบ้าง

ตัวเลขของผู้ออกบูธรายนั้นเอง: จำนวนบทสนทนาและแนวโน้มรายวัน สัดส่วนระดับความสนใจของลีด สัดส่วนประเภทผู้เยี่ยมชม มูลค่าดีลรวมที่พูดคุยกัน และลีดที่เก็บได้ ข้อมูลของบูธตัวเองมีน้ำหนักในการรายงานภายในมากกว่ายอดรวมทั้งงานอย่างเทียบไม่ติด

จะสร้างรายงานหลังอีเวนต์ได้อย่างไรถ้าไม่มีข้อมูลการเจรจา

แบบสำรวจหลังอีเวนต์มีอยู่จริง แต่อัตราการตอบต่ำและตัวเลขก็เชื่อถือไม่ได้ ทางแก้ที่ใช้ได้จริงคือให้เครื่องมือบันทึกแบบมีโครงสร้างแก่ผู้ออกบูธตั้งแต่ระหว่างงาน — แล้วรายงานก็จะมีอยู่แล้วในวันปิดงาน

แรงจูงใจจองซ้ำแบบไหนได้ผลที่สุด

การลงทะเบียน early-bird พร้อมสิทธิ์เลือกตำแหน่งบูธก่อนใคร มันได้ผลที่สุดเมื่อส่งไปทันทีหลังรายงานผลงานยืนยันแล้วว่างานนี้คุ้มค่า โดยเริ่มจากผู้ออกบูธที่พึงพอใจที่สุด