Informe de campo de AX Bridge Korea 2026 - Cómo registrar las reuniones de stand en un evento tipo conferencia
Expusimos en la primera Regional AX Bridge en COEX, Seúl, como una de las 20 empresas regionales de IA. Así se comporta el tráfico del stand en un evento organizado por sesiones y así convertimos los descansos de diez minutos en registros de leads aprovechables.
En un evento tipo conferencia, las conversaciones del stand se amontonan en los diez minutos entre sesiones. Los días 13 y 14 de octubre de 2026, en THE PLATZ, en la segunda planta de COEX en Seúl, Melaka, la empresa detrás de TagBooth, expuso en "2026 Regional AX Bridge @ KOREA" como una de las 20 empresas regionales de IA seleccionadas. El ritmo no se parecía en nada al de una feria industrial, y nuestra rutina de registro de reuniones tuvo que cambiar con él. Este informe recoge lo que aprendimos para cualquier empresa que planee un stand en una conferencia.
Qué fue Regional AX Bridge
Fue la primera edición del evento, auspiciado por el Ministerio de Ciencia y TIC de Corea y organizado por la National IT Industry Promotion Agency (NIPA). Su lema, "Connecting Nodes, Creating Future", apuntaba a su propósito: reunir en un mismo lugar la transformación por IA (AX) de las regiones fuera del área de la capital. Según la prensa, asistieron alrededor de 500 personas de agencias regionales de software y empresas.
El núcleo del evento fue una conferencia de expertos en AX. El primer día se celebró un track global con ponentes de China, Japón y Singapur, en paralelo a un track regional con POSCO DX, HD Hyundai Heavy Industries y SK Energy. El segundo día abrió con una ponencia especial del AI Technology Center de NVIDIA y continuó con ponentes de Amorepacific, MyRealTrip, Musinsa, KT y Samsung Medical Center. En la zona de exposición, 20 empresas regionales de IA tuvieron stands y reuniones de negocio, y 13 empresas realizaron entrevistas de selección en el mismo espacio.
En qué se diferencia un stand de conferencia de uno de feria
En una feria industrial, los visitantes recorren el recinto durante todo el día. En una conferencia, pasan la mayor parte del tiempo sentados en las salas de sesiones. Solo llegan a tu stand entre sesiones, alrededor de la hora de comer y justo después de la última charla.
Eso cambia la naturaleza de cada conversación. Llega mucha gente a la vez, cada intercambio es corto y se interrumpe cuando empieza la siguiente sesión. A cambio, la calidad es alta. Responsables de agencias regionales, líderes de AX en grandes empresas y fundadores de otras empresas expositoras llegan con un propósito claro, así que cada conversación tiene posibilidades reales de convertirse en una reunión de seguimiento.
Así que reordenamos las prioridades. En una feria importa registrar el contenido de la reunión. En un stand de conferencia, lo primero es registrar quién vino y si volverá después de la siguiente sesión.
Qué había en el stand
| Elemento | Dónde | Función |
|---|---|---|
| Expositor de tarjeta (A6) | Esquina frontal de la mesa | QR que escanea el visitante y abre la página de la empresa y los materiales |
| Tarjeta de lanyard | Llevada por el personal del stand | QR que escanea el personal y abre la pantalla de registro de 30 segundos |
| Tarjetas NFC | Dentro del expositor y del portatarjetas del lanyard | Toque en Android, QR en iPhone |
| Un portátil | Sobre la mesa | Solo para demos del producto, nunca para registrar |
El diseño impreso siguió la imagen clave del evento, una red en azul marino y azul. Cuando el material coincide con el aspecto del propio evento, los visitantes lo interpretan como parte del montaje oficial y escanean sin dudar.
Cómo usamos los descansos de diez minutos
Cuando termina una sesión, los visitantes salen todos a la vez. Dividimos esos diez minutos en tres partes.
- Primeros tres minutos - recibir. Solo conversación. Cuando entregan una tarjeta de visita, fotografiarla de inmediato y no abrir la pantalla de registro.
- Cinco minutos centrales - clasificar. A medida que termina cada conversación, abrir la pantalla de registro desde el QR del lanyard y tocar solo el tipo de visitante y la temperatura del lead. El nombre y la empresa ya están rellenos a partir de la foto de la tarjeta, así que lleva unos diez segundos.
- Últimos dos minutos - acordar el regreso. A quienes van a volver, decirles "nos vemos después de la sesión de las 3 p. m." y tocar el chip "vuelve" en el registro.
Cuando empieza la siguiente sesión y el stand se queda tranquilo, se completan los chips de interés en producto y los de seguimiento. Dividir el registro en dos pasadas fue la clave: un registro de diez segundos en plena avalancha y una finalización de un minuto en la calma.
Cómo se usó la página del visitante
Los visitantes de una conferencia no tienen las manos libres para el papel. Entran directamente en la siguiente sesión. Así que, en lugar de folletos impresos, subimos los archivos a la página de la empresa que se abre desde el QR del expositor y pedimos a la gente que los descargara desde ahí. Cuando un visitante deja sus datos de contacto en esa página, aparecen en la lista de leads del stand.
Con ponentes del track global y asistentes del extranjero, la página en inglés tuvo un uso real. La presentación se traduce automáticamente al idioma del visitante y se guarda tras la primera generación, así que no hubo que preparar nada de antemano.
Lo que dos días confirmaron
El horario de sesiones es el horario del stand. La noche anterior anotamos todas las horas de fin de sesión y nos aseguramos de que hubiera dos personas en el stand cinco minutos antes de cada una. Durante las sesiones, una persona puede ausentarse.
Las visitas de regreso son de donde salen los resultados. Una primera reunión dura dos minutos, pero un visitante que dijo que volvería después de una sesión regresó y habló durante diez o más. Esperar a los visitantes que "vuelven" justo a la hora de fin de sesión fue el uso más eficiente de nuestro tiempo.
Una zona de selección de personal al lado mezcla los tipos de visitante. Pasaron bastantes personas en búsqueda de empleo. Tocar un tipo de visitante los mantiene separados de los leads de inversión y colaboración cuando revisas la lista por la tarde.
Los leads calientes vinieron de quienes regresaron después de una sesión. Las cifras son internas, pero la coincidencia casi perfecta entre "volvió" y "caliente" debería repetirse en otros stands de conferencia.
Lista de comprobación para un stand de conferencia
| Punto | Detalle |
|---|---|
| Conseguir el horario de sesiones | Dotar el stand de personal según las horas de fin de sesión |
| Diseñar un registro en dos pasadas | 10 segundos en la avalancha (tipo, temperatura), 1 minuto en la calma (chips, nota) |
| Fotografiar las tarjetas de inmediato | Fotografiar durante la conversación, introducir después |
| Usar un chip "vuelve" | Registrar la promesa de regresar |
| Entregar los materiales por la página QR | Descargas en lugar de papel, más captación de contactos |
| Separar los tipos de visitante | Mantener a quienes buscan empleo y a estudiantes aparte de los leads de negocio |
Cómo encaja TagBooth
La herramienta que usamos es TagBooth. Un toque en el lanyard abre la pantalla de registro de 30 segundos, una foto de la tarjeta de visita rellena nombre, empresa y datos de contacto, y el tipo de visitante y la temperatura del lead son chips individuales. La página del visitante que se abre desde el expositor muestra la presentación y los folletos en el idioma del visitante y recoge los datos de contacto como leads. Tras el evento, el gráfico de reuniones por día y por hora muestra un pico en cada hora de fin de sesión. Las pantallas están en la demo, y el flujo completo se describe en cómo funciona.
FAQ
¿Cuántas personas necesita un stand de conferencia?
Dos en cada hora de fin de sesión: una para conversar y otra para registrar y acordar las visitas de regreso. Durante las sesiones basta con una persona, y ese es el momento de completar los registros de la mañana.
¿Merece la pena registrar una conversación de dos minutos?
Sí. Lo que conservas de una reunión de dos minutos no es el contenido, sino quién es la persona y si va a volver. Una foto de la tarjeta más un chip de temperatura lleva diez segundos, y esos diez segundos se convierten en tu lista de seguimiento después del evento.
¿Podemos prescindir por completo de los folletos impresos?
En una conferencia bastó con una página de materiales abierta por QR. Los visitantes entran directamente en la siguiente sesión y rara vez cargan con papel, y como pueden dejar sus datos de contacto en la página, las descargas son rastreables de una forma que el papel nunca lo es.
¿Cómo gestionáis a quienes buscan empleo y a los estudiantes?
Tocar el tipo de visitante y seguir adelante. Ordenar por tipo por la tarde deja una lista limpia de leads de negocio, y las consultas de empleo se pueden pasar a quien se encargue de la selección de personal.