Was Veranstalter ihren Ausstellern nach Messeschluss senden sollten
Wiederbuchungsentscheidungen fallen binnen zwei Wochen nach dem Schlusstag. Ein Zeitplan für die Kommunikation nach der Veranstaltung, der Ausstellerzufriedenheit und Wiederbuchungsquoten hebt — Dankschreiben, Leistungsberichte und Frühbucher-Einladungen.
Wenn die Abschlusszeremonie endet, wirkt die Arbeit des Veranstalters erledigt — doch das wichtigste Vertriebsfenster öffnet sich gerade erst. Die Branchenerfahrung zeigt durchweg in dieselbe Richtung: Die Wiederbuchungsentscheidungen für das nächste Jahr fallen binnen etwa zwei Wochen nach dem Schlusstag. Ein Veranstalter, der jedem Aussteller den Beleg „diese Messe hat sich gelohnt" in die Hand gibt, solange das Erlebnis noch frisch ist, wird ganz andere Verlängerungszahlen sehen als einer, der die Schlussrechnung schickt und verstummt.
Was Aussteller nach der Messe wirklich wollen
Die Person, die den Stand geleitet hat, muss zurück ins Büro und ihrer Vorgesetzten berichten. „Der Stand sah großartig aus" füllt keinen Bericht. Was einen Bericht füllt, sind Zahlen — wie viele Gespräche, wie viele qualifizierte Leads, wie viel Pipeline. Wenn der Veranstalter diese Zahlen erzeugt und übergibt, wird der interne Bericht des Ausstellers zum Wiederbuchungsargument des Veranstalters.
Ein typisches Kommunikationspaket nach der Veranstaltung sieht so aus:
| Was zu senden ist | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Dankschreiben | Beziehungsgrundlagen. Innerhalb von 48 Stunden, von einer namentlich genannten Person |
| Leistungsbericht pro Aussteller | Der interne Bericht des Ausstellers = Ihr Verlängerungsargument |
| Highlights der Gesamtveranstaltung | Gesamtbesucherzahl, Einkäuferanteil — Beleg einer wachsenden Messe |
| Frühbucher-Einladung zur Wiederbuchung | Vorrang bei der Standplatzwahl, solange die Zufriedenheit noch warm ist |
| Feedback-Umfrage | Verbesserungsdaten + ein Signal, dass Sie zuhören |
Was in einen Bericht pro Aussteller gehört
Gesamtzahlen der Veranstaltung reichen nicht. Was für einen Aussteller zählt, sind die Zahlen des eigenen Stands:
- Gesprächszahl und Tagestrend — welche Tage und Stunden am stärksten waren
- Verteilung der Lead-Temperatur — wie viele heiß, warm, kalt (die Basis für die Follow-up-Priorisierung)
- Besuchertyp-Mix — welcher Anteil Einkäufer waren
- Summe der besprochenen Auftragswerte — nach Währung, besonders bei internationalen Einkäufern
- Gesammelte Leads — Kontakte, die etwa über Broschüren-Downloads hinterlassen wurden
Wie man diese Kennzahlen liest, haben wir in Wie misst man Messeerfolg richtig? behandelt. Der Kernpunkt: Diese Zahlen können nur dann binnen Tagen nach Messeschluss zu einem Bericht werden, wenn sie während der Veranstaltung strukturiert erfasst wurden — ein Papier-Gästebuch lässt sich nicht aggregieren.
Der Zeitplan nach der Veranstaltung
Der gebräuchliche Rhythmus, als Zeitplan aufgeschrieben:
- Tag +2 — Dankschreiben: kurz, von einer namentlich genannten Person, mit dem Hinweis, dass der Leistungsbericht folgt
- Tag +7 — Bericht pro Aussteller: so getimt, dass er eintrifft, wenn die Aussteller ihre internen Abschlussberichte schreiben — üblicherweise in ihrer ersten Woche zurück im Büro
- Tag +14 — Frühbucher-Einladung zur Wiederbuchung: direkt nachdem sie ihren Bericht gesehen haben, beginnend mit den zufriedensten Ausstellern. Vorrang bei der Standplatzwahl ist der Anreiz, der am besten funktioniert
- Tag +30 — Auswertung der Umfrage: Antworten in die Planung des nächsten Jahres einfließen lassen — und das in der nächsten Kommunikation auch sagen
All das ruht auf einer Prämisse — die Daten müssen bereits existieren. Ein Bericht, der entsteht, indem man Aussteller nach Messeschluss fragt „Also, wie viele Gespräche hatten Sie denn?", ist zu spät, ungenau und für alle Beteiligten lästig.
Wenn der Bericht schon fertig ist
TagBooth löst das strukturell über sein Design aus Veranstalter, Veranstaltung und Aussteller. Gesprächsnotizen, die Aussteller an ihren Ständen erfassen, werden automatisch der Veranstaltung zugeordnet, sodass am Schlusstag der Gesamtbericht der Veranstaltung und die Zahlen jedes Ausstellers bereits existieren — Trends nach Tag und Stunde, Verteilung der Lead-Temperatur, Aussteller-Rankings, Auftragssummen nach Währung. Der Veranstalter teilt das druckfertige PDF oder exportiert Excel für den Bericht an Tag +7. Einen Beispielbericht sehen Sie in der Live-Demo, den kompletten Ablauf unter So funktioniert's.
FAQ
Wie schnell sollten Veranstalter Aussteller nach einer Messe kontaktieren?
Ein Dankschreiben innerhalb von 48 Stunden, ein Leistungsbericht innerhalb einer Woche und eine Frühbucher-Einladung zur Wiederbuchung innerhalb von zwei Wochen — das ist der gebräuchliche Zeitplan. Die zwei Wochen nach Messeschluss, solange das Erlebnis frisch ist, sind das goldene Fenster für die Verlängerung.
Was sollte ein Leistungsbericht pro Aussteller enthalten?
Die eigenen Zahlen dieses Ausstellers: Gesprächszahl und Tagestrend, Verteilung der Lead-Temperatur, Besuchertyp-Mix, Summe der besprochenen Auftragswerte und gesammelte Leads. Die Daten des eigenen Stands wiegen im internen Reporting weit schwerer als Gesamtzahlen der Veranstaltung.
Wie erstellt man Berichte nach der Veranstaltung ohne Gesprächsdaten?
Umfragen nach der Veranstaltung gibt es, aber die Rücklaufquoten sind niedrig und die Zahlen unzuverlässig. Die praktikable Lösung ist, Ausstellern während der Veranstaltung ein strukturiertes Erfassungswerkzeug zu geben — dann existiert der Bericht bei Messeschluss bereits.
Was ist der wirksamste Anreiz für die Wiederbuchung?
Frühbucher-Registrierung mit Vorrang bei der Standplatzwahl. Sie wirkt am besten, wenn sie direkt nach dem Leistungsbericht kommt, der bestätigt hat, dass sich die Messe gelohnt hat — beginnend mit den zufriedensten Ausstellern.